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把公文写成美文(四大标准)

大凡能调到机关工作的,都有一定的写作基础,会写公文应该没有什么问题。然而,会写公文是一回事,把公文写好又是另一回事。所以,这里提出一个观点:把公文写成美文。

把公文写成美文,在我国也是有传统的。在我国古代,文与言是相分的。也就是说,平时说话可以随便一点,但要落成文字,就要追求尽善尽美。历史上那些流传千古的华章,实际上不少都是公文,如诸葛亮的《出师表》,李密的《陈情表》,都是向最高领导写的请示报告。这些公文,原本无意于抒情或唯美,却因为情真意切,感人肺腑,竟把奏议或请辞的公文写成了流传千古的美文,“读《出师表》不流泪谓之不忠,读《陈情表》不流泪谓之不孝”,这就是美文的魅力。

什么是美文?《辞源》的解释是:美好的文辞。我觉得,美文是个与时俱进的概念。通俗地讲,凡是写得好的文章,不论是文学作品,还是实用文章,就是美文。那么,文章怎么叫好,怎么叫不好,怎么才能写好,这里面的道理很多,可以说,智者见智,仁者见仁。毛泽东曾经提出一个要求:“文章和文件都应当具有这样三种性质:准确性、鲜明性、生动性。”我认为,具有这“三性”的公文,就称得上是美文。具体说来,把公文写成美文,起码要具备“通俗、深刻、简明、生动”等方面的特征。

第一,通俗——深入浅出,言近旨远

文章的表现形式大致可分为四种:深入深出,深入浅出,浅入浅出,浅入深出。这四种以深入浅出为最好,以深入深出为最差。通过研究发现,不独我们把深入浅出、通俗易懂看作是文章、文件的最高境界,外国思想文化界也是这么认为的。美国文化界对于什么是名著,提出六条标准:一是通俗的,二是读者最多,三是言近旨远,四是持久不过时,五是教育性、启发性,六是涉及人类生活。我们看看,前三条标准,都是讲的深入浅出、通俗易懂。

做到深入浅出,通俗易懂,并不是一件简单的事情。这里面既有态度问题,又有方法问题。态度是指写作态度和学风,有实事求是之意,无哗众取宠之心,老老实实地说,朴朴实实地写。方法是指思维方法,文字表述方法。美国麻省理工学院作为世界名牌大学,规定学生在校期间必须学会五种能力,其中之一便是“清楚而有效的写作能力”。

清楚有效,这四个字看起来并不高深,可以归入通俗易懂之类。但是认真想一想,要能做到还真不容易。什么叫清楚?清楚就是我们需要表达的东西能够明白无误地用文字表述出来,并为读者所理解。这需要经过三个环节:一是想清楚,二是说清楚,三是写清楚。至于有效,即是指文章的主观意图在客观上产生了预期的效果。清楚有效,既是写作的基本要求,也是相当高的要求。什么样的文章算深入浅出、通俗易懂?一言蔽之:“外行人能看懂,内行看着不外行。”尤其是那些专业性、技术性强的公文,这就需要在起草过程中,进行通俗化、浅显化、大众化处理。

第二,深刻——触及问题,观点鲜明

认真分析一下文字材料的历史,会发现这样一种现象,无论是实用文章,还是文学作品,有的写出来后影响非常之大,有的甚至流传千古,成为千古绝唱。比如从典型材料来看,如写祖狄的“闻鸡起舞”,写孟子母亲的“孟母择邻”,写匡衡的“凿壁偷光”,等等,这些故事虽已流传了几千年,家喻户晓,但还是会不断地流传下去。就从“建议”类的公文说,如李斯的《谏逐客令》、魏征的《谏太宗十思疏》等等,都是历史上的名篇,一两千年流传不息,代代相传,其中蕴含的思想到现在人们还在引用。

当然,也有一些文章,写出后没有引起人们的任何重视,甚至一出手就无声无息了。大家都去过故宫,故宫墙上写了许多万寿无疆赋,那是给慈禧太后祝寿时写的,仔细看一看那些赋,文字写得非常华丽,对句非常工仗,写得也非常好。又写在墙上,那么多人到故宫去,应该说广告面是很广了,可是到现在为止,却从没有听到哪个人说,故宫里的万寿无疆赋有哪一篇写得好。

产生这种现象的原因究竟在哪里呢?我们认真研究就会发现,文章反响大小、影响远近的根源,关键看是不是触及到了问题,是不是针对一定的问题去写,凡是触及到问题的,影响就大,流传就远,反之则无病呻吟,有的只是华丽的词藻,有的只是庞杂的材料,不是针对什么问题,解决什么问题,人们读过之后,根本不知道作者在赞成什么,反对什么,没有思想,没有观点,没有灵魂,就不会产生什么影响。所以,我们要把公文写成美文,就要敢于触及问题。
首先,触及的问题越尖锐、越突出,引起的影响就越大;
其次,触及的问题涉及范围越广泛,引起的反响就越强烈;
再次,触及的问题越难解决,在历史上反复的次数越多,影响越长远.

问题是文字材料的灵魂,要想写出好的公文,必须要了解问题,很好地研究问题,针对问题去写。只要善于研究问题,不会写材料的人可以很快会写材料,写材料一般化的人,能较快地提高写作的质量。相反,如果不重视这个问题,尽管付出了很多代价,想了很多点子,材料还是写不好,更谈不上写出有影响的东西。

第三,简明——简洁明快、言约义丰

简明就是行文简明扼要,没有多余的话。简明不仅文字作品是一种形式,更是文章的一种美的素质。写出简明的作品,不是一蹴而就的事情,需要有一个学习的过程和锻炼的过程。

一般地说,人的经历阅历越丰富,他的行文就越趋向简明,这不只是与文字修养有关,也与把握现实、洞察世情有关。

如何写出简明的公文?

从思想方法上讲,需要弄明白这样几个辩证关系:
一是“惜时如金”与“惜字如金”;
二是“接受心理”与“传播规律”;
三是“繁琐哲学”与“群众观念”;
四是“少而精”与“博而深”。

从工作方法上讲,需要掌握如下写作技巧:
一是缜密思考,想明白再写。
二是开门见山,单刀直入。
三是把握轻重,抓住要害。
四是高度概括,荟取精华。
五是控制展开,干脆利落。
六是精心修改,反复锤炼。

总而言之,要把公文写简练,把比较复杂的意思用最短的篇幅写出来,就如同矿石提纯、元素浓缩一样,是要经过千锤百炼的。所以文章写好后,要字斟句酌,反复推敲,是十分必要的。

第四,生动——能说服人,能打动人

胡乔木在《怎样写文件》中曾提出公文生动的三条标准,一要引人看,要有好的介绍方法,要有吸引人的力量;二要看得懂;三要能说服人,打动人。他还指出,我们写文章的时候,总以为自己的道理是对的,要人家相信,要说服党和人民群众。写文件就是要用道理说服人,不但说服人,还要能打动人,说服着重在理智方面,打动人除了理智方面还带有一点感情,使看的人真正被你动员起来。

(一)要注意以情动人

我们起草公文,目的是给人看的,尽管是讨论工作,但是应该有感情。提倡什么、促进什么要有感情,反对什么也要有感情。可以说,感情在文字材料中的作用是非常大的。读有感情的材料,令人如浴春风,使人爱不释手,其中所讲的东西也容易接受。无感情的材料,冷若冰霜,令人生厌,唯恐避之而不及,很难谈得上发挥其作用。
首先,位置要摆正,不居高临下。
其次,思维要辩证,不走向极端。
再次,语言要活泼,不板着面孔。

(二)要遵循公文的语言特色

机关公文的语言,有自己的审美范畴。它要求朴实无华,规范准确,含义深刻,简洁明快,朗朗上口,有很强的吸引力和感召力。有的干部文字功底较差,用词不妥帖,造句不合文法,词汇干瘪,啰嗦含糊,味同嚼蜡,语言无味,面目可憎,使人不愿亲近。古人讲:“言之无文,行而不远。”提高公文质量,很重要的是按照公文语言特色,认真进行润色。
一是表述要准确。
二是内涵要丰富。
三是语言要规范。

(三)要注意以事感人

一般来说,事实最有说服力,也最能感动人。但只有事实还不够。在写作时,你还要考虑,怎样才能把这一事实交代清楚,写得完美,使人读起来有兴味。一方面,要尽量少用形容词。再一方面,要学会用事实说话。这就是有的认为机关公文不能太具体、太实际,不然就会缺乏普遍指导意义。由于这个思想的指导,有的在起草过程中,总是追求原则化、理性化的东西。表面上看,这样的材料立意很高,气势很大,实际上却是很“虚弱”,里面多是缺乏实际内容的大话、空话、套话。这样的文字材料写得再多,也只是应景文章、表面文章,对工作起不到什么作用。所以,应走出坐而论道、从虚到虚、原则来原则去的误区,不断提高用事实说话的能力。
一是善于运用自己调查的资料。
二是善于运用数字资料。
三是善于运用科研成果资料。
四是善于运用典故资料。

(四)要注意把细节写好

一篇好的文字材料,必定要有血有肉,详略适当,该简的地方一笔带过,该繁的地方不能省略,否则就剩下干巴巴的几条筋,像骷髅般丑陋难看。
一是要在抽象的论述中加些不抽象的东西。
二是要把工作中的原则要求讲细致。
三是用形象化语言表述理性内容。

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